Contractmanagement – de 4 gouden regels

Iedereen sluit contracten af. Of het nu voor professionele of privé doeleinden is, het vastleggen van gemaakte afspraken op schrift is niet de meest boeiende bezigheid. Toch is het belangrijk hier voldoende tijd aan te besteden.

De volgende basisregels voorkomen een aantal ongewenste effecten eens het contract operationeel wordt :

Prijsaanpassingen

Contracten bevatten niet zelden clausules die de leverancier het recht geven prijsaanpassingen te doen zonder daarover in overleg te treden. In de praktijk vertaalt zich dat door prijsstijgingen op een factuur te vermelden, die daardoor ongemerkt toegepast worden. Voorzie een clausule dat iedere intentie tot prijswijziging minstens 2 maanden op voorhand kenbaar gemaakt dient te worden en enkel toegepast mag worden mits uitdrukkelijke toestemming van de klant.

Opzegtermijn

Zorg ervoor dat de opzegtermijn billijk is en niet meer dan 3 maanden bedraagt.

Contracteinde

Overeenkomsten voorzien vaak een clausule met een stilzwijgende verlenging voor dezelfde periode als de initiële contractduur. Indien je vergeet je contract tijdig op te zeggen wordt deze voor dezelfde periode verlengd, zelfs indien dit onbedoeld of ongewenst is. Vraag je leverancier deze clausule te schrappen en te vervangen door een verlening met onbepaalde duur met een opzegtermijn van bv. 3 maanden. Lukt dit niet, zeg dan meteen het contract op bij ondertekening ervan, zo vermijd je onbedoelde verlengingen.

Einde contact kosten

Deze kosten kunnen je zuur opbreken. Het gaat hier voornamelijk over kosten voor het ophalen van bepaalde materialen die zich in uw bedrijf bevinden maar die eigendom zijn van de leverancier. Deze kosten kunnen een dusdanige financiële impact hebben dat het contract, soms geheel ongewenst, verder gezet dient te worden. Zorg dat u de impact van deze kost goed inschat en laat deze clausule schrappen of onderhandel deze uit naar een redelijk niveau.