Comment gérer le vendor lock-in?

Comment gérer le vendor lock-in?

De nombreuses organisations se tournent vers des sous-traitants pour la fourniture mensuelle de produits ou services. Pour ces relations, mieux vaut établir des partenariats de longue durée que de sans cesse renouveler les contrats. Attention toutefois à ne pas vous retrouver dépendant de votre prestataire. C’est ce que l’on appelle communément le « vendor lock-in », ou l’enfermement propriétaire.

Qu’est-ce que le « vendor lock-in » ?

Mais que diable entend-on par là ? Explication par l’exemple : imaginons que votre organisation ait besoin de nouveaux téléphones. Vous aimeriez profiter de cette occasion pour mettre en œuvre le VoIP et d’investir dans une centrale dans le cloud. Après tout, nous sommes fin 2019, cela existe, alors pourquoi pas ? Vous concluez un contrat avec le fournisseur X, qui vous loue ou vous vend vos appareils. Peu après, vous trouvez une solution moins chère auprès du fournisseur Z. Vous apprenez alors, hélas, que les appareils que vous venez d’acquérir ne fonctionnent qu’avec la centrale cloud de votre fournisseur actuel X. Vous voilà entièrement dépendant de votre fournisseur X, à moins d’investir à nouveau massivement.

Lorsque vous vous apprêtez à conclure un contrat de ce type, vous êtes convaincu(e) de faire le bon choix. Sans vous en rendre compte, vous jurez pourtant fidélité à un fournisseur. Et comme dans un mariage, la séparation est bien souvent douloureuse ou très coûteuse. Avant de vous engager, réfléchissez donc à deux fois.

Stratégie de sortie

Entamez votre collaboration avec un fournisseur en pensant déjà à la fin de celle-ci. Si ce conseil a de quoi étonner, il est pourtant très important. En cas de changement pour les services d’un nouveau partenaire, la coopération de votre ancien fournisseur vous sera en effet précieuse. C’est pourquoi vous devriez en tenir compte dès la négociation du contrat, afin de garantir une transition plus facile à l’avenir. Dans les modalités de sortie, définissez les services que vous attendez, les différents coûts et les éventuels transferts d’informations, ainsi que les délais à respecter.

Attention aux reconductions

En règle générale, les contrats de sous-traitance se renouvellent automatiquement. Si vous n’intervenez pas avant la date prévue, vous vous retrouvez alors à nouveau bloqué(e) aux mêmes conditions, pour une période déterminée. Confiez le suivi des dates d’échéance de vos contrats à l’un de vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi réagir à temps si nécessaire.

Assurez-vous de disposer d’un back-up

Pour certains services, notamment IT, il peut être utile de prévoir un back-up pour éviter d’être totalement tributaire de votre fournisseur. Si vous souhaitez un jour en changer, vous disposerez déjà d’une sauvegarde de vos données. Cette stratégie protège votre organisation d’un éventuel vendor lock-in.

Fin de contrat

Dans la plupart des cas, le risque de vendor lock-in est renforcé par le chevauchement de plusieurs contrats. Tant qu’un certain contrat ne prend pas fin, vous êtes lié(e) à un autre prestataire qui en dépend, et vice-versa. Veillez donc à ce que vos différents contrats coïncident autant que possible. De cette manière, vous synchronisez au mieux vos investissements et vous vous prémunissez contre tout blocage.

 

Avant de conclure tout contrat de service, prenez le temps d’évaluer la situation et de ne pas vous exposer à un vendor lock-in. Aussi avantageux que puisse paraître le contrat proposé, il peut y avoir anguille sous roche (comprenez : d’importants coûts à la clé). Vous souhaitez en savoir plus sur le vendor lock-in et découvrir comment réduire vos frais ? Contactez-nous sans hésiter.