Wat moet er allemaal in een offerte staan?

wat moet er in een offerte staan?

Elke manager of bedrijfsleider wil goede diensten en producten voor zijn of haar onderneming. En liefst ook tegen een zo laag mogelijke prijs. Want let’s face it, het is allemaal zo al duur genoeg. En je wil je onderneming uiteraard zo rendabel mogelijk maken. Je gaat dus offertes vragen. Laat je dan niet vangen door enkel dat getalletje onderaan de offerte: de prijs die jij moet betalen. Er zijn nog wel meer dingen die er toe doen. Wat moet er zeker in een offerte staan? Wij geven je een checklist mee om de beste offertes te krijgen.

Gepersonaliseerde offerte

Zorg dat je een offerte krijgt die gemaakt is op maat van jouw organisatie. Dit betekent dat je op voorhand goed nadenkt waarvoor je precies een offerte wil ontvangen. Je ziet helaas regelmatig dat men met standaard offertes werkt. En die bevatten vaak dingen die jij niet nodig hebt of waar je niet om gevraagd hebt.

Daarnaast kun je standaard offertes van verschillende leverancier meestal niet goed vergelijken omdat er bij de ene zaken wel in begrepen zijn die bij de andere leverancier dan weer niet inbegrepen zijn (taxen, leveringskosten, milieuheffingen, kilometervergoedingen en zo meer). Stel jezelf dus vooraf de nodige vragen en bezorg alle relevante input, zodat je offerte echt op maat is.

Krijg je toch een offerte doorgestuurd die jouw vragen en verwachtingen niet beantwoordt? Dan is dat alvast een slechte start. Het geeft aan dat het bedrijf dat je een offerte stuurt niet geluisterd heeft naar jouw noden.

Startdatum en einddatum

Bepaal zelf op welke datum je contract start en stopt. Als klant weet jij het beste vanaf wanneer jij de diensten van je leverancier nodig hebt en voor hoe lang. Een contract moet pas ingaan wanneer dat voor jou relevant is. En uiteraard hoeft een contract ook niet langer te duren dan nodig is voor jou.

Een contract waar geen investeringen mee gemoeid zijn vanwege de leverancier hoeft echt niet langer te duren dan 12 maanden.  Durf dit zeker te vragen bij je onderhandelingen met de leverancier.

Bijkomende kosten

Soms rekenen leveranciers opstartkosten aan. Of belangrijker nog: kosten bij het einde van een contract. Die kosten komen er nog eens bij, en kunnen best hoog oplopen. Vooral in het geval van opzegkosten aan het einde van een contract kan dat een grote drempel vormen om naar een andere leverancier over te stappen.

De prijs

Natuurlijk moet de prijs zeker op de offerte staan, dat is niet meer dan logisch. Het  is ook wettelijk verplicht. Maar zorg er ook voor dat er in je offerte opgenomen is hoe die prijs zal evolueren. Dat moet controleerbaar zijn voor jou als klant. Soms werken leveranciers ook met een index. Bepaal de basisindex waarmee de prijzen geïndexeerd zullen worden. Vermijd dat je leverancier de sectorindex gebruikt, maar werk met de gezondheidsindex of consumentenindex.

Opzeggen of verlengen van een contract

Kijk ook altijd goed naar de opzegmodaliteiten in een offerte. Zorg  dat deze niet meer dan 3 maanden bedraagt. Langere opzegperiodes verhogen het risico dat je de opzegdatum uit het oog verliest.

Op een gegeven moment zal je contract aflopen. Zorg ervoor dat je contract na afloop overgaat in een contract van onbepaalde duur met een opzeg van 3 maanden. Vermijd ten alle tijde een verlenging van je contract met dezelfde duur als de initiële duur ervan.  Je kunt zo voor je het weet 10 jaar of langer gebonden zijn aan een leverancier.

Betalingstermijn

Een offerte dient ook te vermelden welke betalingstermijn de leverancier hanteert. Ga voor minstens 14 dagen tijd om je facturen te betalen. Voor het geval je het niet eens bent met een factuur, moet er ook in je offerte staan op welke manier je je factuur kan aanvechten bij de leverancier. Zorg indien mogelijk dat dat niet via een aangetekende brief moet.

Algemene voorwaarden van de leverancier

Als de leverancier verwijst naar algemene voorwaarden in de offerte, vraag die dan zeker op en kijk ze goed na. Hier kunnen heel grote onaangename verrassingen in staan.

Andere voorwaarden

Er zijn voor jouw specifieke sector of je organisatie misschien nog andere voorwaarden die ook belangrijk zijn. Zoals het leveren van goederen bijvoorbeeld. Zorg er ook voor dat in je offerte staat hoe lang vooraf je moet bestellen en wat de minimale hoeveelheid is. Er wordt vaak met korting gewerkt vanaf bepaalde hoeveelheden, dus dit kan ook invloed hebben op je kosten.

Zo, nu weet je wat er in een goeie offerte moet staan. Het is iets meer werk om dat allemaal uit te vlooien, maar het levert je wel betere prijzen en/of voorwaarden op voor de diensten of producten die je nodig hebt. En zoals je weet: besparen op je kosten heeft een directe invloed op je winstgevendheid. Heb je vragen hierover? Contacteer ons en praat met een expert.