Vendor lock-in: hoe ga je er mee om?

Veel organisaties sluiten contracten af voor het maandelijks leveren van diensten of producten. En zo’n contract sluit je liefst af voor een langere periode, zodat je niet continu nieuwe contracten moet afsluiten. Maar het gevaar bestaat dat je dan in een vendor lock-in terecht komt.

Wat is een vendor lock-in

Maar wat in godsnaam is nu precies een vendor lock-in? We leggen het even uit met een voorbeeld. Stel dat je voor je organisatie nieuwe telefoontoestellen nodig hebt. Natuurlijk wil je dan ook meteen VOIP inschakelen via een cloud centrale, want we zijn eind 2019 en dat kan perfect. Je sluit een contract af met provider X, en koopt of huurt daar je digitale toestellen. Maar dan vind je plots een goedkopere oplossing bij provider Z. En wat blijkt? De toestellen die je net aangekocht hebt, werken alleen maar met de cloud centrale van je huidige provider X. Met andere woorden: je hangt vast aan provider X, tenzij je opnieuw stevig gaat investeren.

Op het moment dat je zo’n contract afsluit, kan dat een goed idee lijken. Maar voor je het weet ben je met handen en voeten gebonden aan een leverancier en wordt het bijzonder moeilijk of heel duur om te veranderen. Let dus goed op vooraleer je dergelijke contracten ondertekent.

Exit strategie

Start je samenwerking met een leverancier met het einde al in gedachten. Misschien klinkt dat wat raar, maar het werkt wel. Er zijn een aantal situaties waarin je de hulp van je oude leverancier nodig zal hebben om de overstap te maken. Door daar al bij je onderhandelingen rekening mee te houden, verzeker je jezelf van een vlottere overstap. Neem in de exit bepalingen op welke ondersteuning je verwacht, wat de afspraken rond prijzen en eventuele kennisoverdracht zijn en welke timings dienen gehanteerd te worden.

Verlenging van je contract

Kijk uit met de verlenging van je contract. Vaak verloopt dat automatisch en voor je het weet zit je weer een bepaalde periode vast aan datzelfde contract. Zorg er voor dat iemand in je organisatie de vervaldagen van dergelijke contracten goed in het oog houdt zodat je tijdig actie kan ondernemen.

Zorg voor een backup

Voor bepaalde types leveranciers, zoals IT, kan het nuttig zijn om een backup te voorzien. Zo ben je niet exclusief aan één en dezelfde leverancier gebonden en heb je je backup al klaar op het moment dat je wil veranderen. Zo vermijd je dat een vendor lock-in jouw organisatie vast zet en jij geen kant meer op kan.

Einde van het contract

Het is vaak het overlappen van contractperiodes dat er voor zorgt dat het zo moeilijk is om uit een vendor lock-in te geraken. Zorg er voor dat die contracteindes zoveel mogelijk samen vallen, zodat je meteen je investeringen goed op elkaar kan afstemmen en jij dus een vendor lock-in vermijdt.

Kijk dus goed uit wanneer je dergelijke contracten afsluit en vermijd dat jij in een vendor lock-in terecht komt. Want hoe voordelig dat initiële contract ook mag lijken, de addertjes onder het gras kosten je het aan het einde van de rit redelijk wat. Wil je meer weten oven vendor lock-in en hoe je kan besparen? Contacteer ons.