Sociaal secretariaat: kan het goedkoper?

Als CEO of HR Manager in een bedrijf kan je er niet onderuit: administratie. Personeelsadministratie bijvoorbeeld. Een hele kluif en o zo belangrijk. Daar schakel je uiteraard een sociaal secretariaat voor in. Zij doen je loonadministratie, aangiftes van sociale bijdrages, belastingen en bedrijfsvoorheffing, houden werkgeversdossiers bij, en meer. Een hele klus, waarin je sociaal secretariaat gespecialiseerd is. Maar misschien ben je toch niet zo tevreden over je sociaal secretariaat. Of wil je wel eens weten of je wel de scherpste prijs betaalt voor de diensten die ze leveren?

Let op de timing

As dat zo is, dan is het NU het moment om je contract op te zeggen en op zoek te gaan naar een goedkopere oplossing om al dat administratieve werk voor jou op te knappen. Het is namelijk zo dat je enkel van sociaal secretariaat kan veranderen op 1 januari. Bovendien moet je dat contract 6 maanden vooraf opzeggen. Doe je je opzeg pas na 30 juni 2019, dan wordt je contract automatisch verlengd tot 31 december 2020. Die regel geldt voor alle sociale secretariaten, zonder uitzondering.

Hoe maak je je sociaal secretariaat goedkoper?

Ok, nu je beslist hebt om op zoek te gaan naar een scherpere prijs of naar een andere partner, wordt het tijd om in actie te schieten. Hoe begin je er nu precies aan?

Stap 1

Zeg je contract met je huidige sociaal secretariaat op, en doe dat dus zeker voor 30 juni. Dit is een noodzakelijke stap en het betekent niet dat je sowieso afscheid neemt van je huidige sociale secretariaat. Het is alleen wel nodig om te kunnen onderhandelen.

Stap 2

Bepaal de totale actuele beheerskost per persoon per jaar. Hou daarbij niet alleen rekening met maandelijkse kosten, maar kijk ook naar andere bijkomende kosten, zoals correcties, vakantiegeld, eindejaarspremies, loonbeslag en dergelijke.

Stap 3

Vraag voor elk onderdeel het volume op. Check welke correcties er zijn aangerekend, hoeveel loonbeslagen er geweest zijn, hoeveel periodieke premies uitbetaald werden en zo meer.

Stap 4

Vraag tarieven op voor elk van die onderdelen bij andere sociale secretariaten. Merk je dat er grote afwijkingen bestaan tussen partijen, zorg er dan voor dat je daarover kan onderhandelen.

Stap 5

Bepaal nu je shortlist van partijen die je overweegt. Met die partijen ga je dan verder bekijken of zij je de kwaliteit kunnen leveren die je zoekt. Ontzettend belangrijk hierin is je dossierbeheerder. Vraag die zeker op bij de verschillende sociale secretariaten in je shortlist. Check referenties voor elke mogelijke dossierbeheerder in je lijstje.

Je ziet het: ook op het vlak van personeelsadministratie kan je besparen. In deze 5 eenvoudige stappen zorg je er voor dat je kwalitatieve dienstverlening krijgt voor een eerlijke prijs, bij je huidige sociaal secretariaat of een ander. Laat de prijs evenwel niet de enige factor zijn: ook de kwaliteit van de dienstverlening die je krijgt telt mee in je beslissing.

Ben je toch niet helemaal zeker of laat je dit liever over aan specialisten, dan zijn we met Buyology graag bereid je te helpen met onderhandelen met sociale secretariaten. En met besparen natuurlijk!