Un secrétariat social meilleur marché ?
L’administration : impossible de faire sans quand on est CEO ou HR Manager dans une entreprise. L’administration du personnel, par exemple, est un important volet. Vous faites donc bien évidemment appel à un secrétariat social, qui se charge de l’administration des salaires, de la déclaration de cotisations sociales, des charges et du précompte professionnel, du suivi du dossier d’employeur, etc. Le secrétariat social offre des services spécialisés pour l’ensemble des tâches administratives de votre entreprise. Il se peut toutefois que votre secrétariat social nous vous donne pas entièrement satisfaction, ou que vous aimeriez savoir si vous payez le juste prix pour les services fournis.
Importance du timing
Dans ce cas, le moment est venu de résilier votre contrat et de chercher une solution moins chère pour sous-traiter toutes vos tâches administratives. Car il n’est possible de changer de secrétariat social que le 1er janvier et ce, moyennant un préavis de six mois. Si vous résiliez votre contrat après le 30 juin 2019, il sera automatiquement prolongé jusqu’au 31 décembre 2020. Cette règle vaut pour tous les secrétariats sociaux, sans exception.
Comment réduire vos frais de secrétariat social ?
À présent que vous avez pris la décision de chercher de meilleurs prix ou un autre partenaire, il est temps de passer à l’action. Mais par où commencer ?
Étape 1
Résiliez votre contrat auprès de votre secrétariat social actuel avant le 30 juin. Cette étape est indispensable et n’implique pas forcément que vous vous passerez désormais de ses services. Cette démarche est simplement nécessaire pour pouvoir négocier.
Étape 2
Déterminez la globalité des frais de gestion que vous payez actuellement par personne et par an. À cet effet, ne vous basez pas uniquement sur les frais mensuels, mais examinez aussi les autres frais complémentaires tels que les rectificatifs, les pécules de vacances, les primes de fin d’année, les saisies sur salaire et autres.
Étape 3
Demandez que l’on vous communique le volume que représente chacun de ces points. Vérifiez quels rectificatifs ont été apportés, combien de saisies sur salaire ont été effectuées, combien de primes périodiques ont été payées, etc.
Étape 4
Informez-vous auprès d’autres secrétariats sociaux sur les tarifs correspondant à chacun de ces points. Si vous constatez de grandes divergences, veillez à pouvoir négocier sur cette base.
Étape 5
Dressez une liste restreinte des parties avec lesquelles vous envisagez de travailler. Examinez avec chacune d’entre elles si elles peuvent fournir la qualité que vous recherchez. Votre gestionnaire de dossier est particulièrement important à cet égard. Veillez à l’intégrer dans votre liste pour chacun des secrétariats sociaux. Cherchez des références pour chaque gestionnaire de dossier figurant sur votre liste.
Comme vous l’aurez constaté, il est également possible de faire des économies dans le domaine de l’administration du personnel. Ces cinq étapes simples vous permettront de bénéficier d’un service de qualité au juste prix, que ce soit auprès de votre secrétariat social actuel ou d’un autre. Mais le prix ne doit pas être le seul facteur à prendre en considération : la qualité de la prestation de service intervient également dans la décision.
Si vous hésitez encore ou si vous préférez faire appel à des spécialistes, Buyology est à votre disposition pour vous aider à négocier avec les secrétariats sociaux. Et, naturellement, à faire des économies !
