Wat moet er in een offerte staan?

Elke manager of bedrijfsleider wil goeie diensten en producten voor zijn of haar onderneming. En liefst ook tegen een zo laag mogelijke prijs. Want let’s face it, het is allemaal zo al duur genoeg. En je wil je onderneming uiteraard zo rendabel mogelijk maken. Je gaat dus offertes vragen. Maar laat je niet vangen door enkel dat getalletje onderaan de offerte: de prijs die jij moet betalen. Er zijn nog wel meer dingen die er toe doen. Wat moet er zeker in een offerte staan? Wij geven je een checklist mee om de beste offertes te krijgen.

Gepersonaliseerde offerte

Zorg dat je een offerte krijgt die gemaakt is op maat van jouw organisatie. Je ziet helaas vaak dat men met standaard offertes werkt. En die bevatten vaak dingen die jij niet nodig hebt of waar je niet om gevraagd hebt. Daarom lossen ze ook niet alles op wat jij wil opgelost zien. En daarom is de prijs die je er voor betaalt vaak ook niet de juiste prijs. Stel dus vooraf de nodige vragen en bezorg alle relevante input, zodat je offerte echt op maat is.

Krijg je toch een offerte doorgestuurd die jouw vragen en verwachtingen niet beantwoordt? Dan is dat alvast een slechte start. Het geeft aan dat het bedrijf dat je een offerte stuurt niet geluisterd heeft naar jouw noden.

Startdatum en einddatum

Bepaal zelf op welke datum je contract start en stopt. Als klant weet jij het beste vanaf wanneer jij de diensten van je leverancier nodig hebt en voor hoe lang. Een contract moet pas ingaan wanneer dat voor jou relevant is. En uiteraard hoeft een contract ook niet langer te duren dan nodig is voor jou.

Bijkomende kosten

Soms rekenen leveranciers opstartkosten aan. Of belangrijker nog: kosten bij het einde van een contract. Die kosten komen er nog eens bij, en kunnen best hoog oplopen. Vooral in het geval van opzegkosten aan het einde van een contract kan dat een grote drempel vormen om naar een andere leverancier over te stappen.

De prijs

Natuurlijk moet de prijs zeker op de offerte staan, dat is niet meer dan logisch. Het is ook wettelijk verplicht. Maar zorg er ook voor dat er in je offerte opgenomen is hoe die prijs zal evolueren. Dat moet controleerbaar zijn voor jou als klant. Soms werken leveranciers ook met een index. Bepaal de basisindex waarmee de prijzen geïndexeerd zullen worden. Vermijd dat je leverancier de sectorindex gebruikt, maar werk met de gezondheidsindex.

Opzeggen of verlengen van een contract

Kijk ook altijd goed naar de opzegmodaliteiten in een offerte. Idealiter staat daar iets in over hoe en wanneer je een contract kan opzeggen. Als het kan, maak dan dat je opzegtermijn niet langer dan 3 maanden duurt. Langere opzegperiodes maken dat je langer gebonden bent aan een leverancier die misschien niet of niet goed genoeg voldoet aan jouw noden.

Op een gegeven moment zal je contract aflopen. Zorg er indien mogelijk voor dat je contract na afloop overgaat in een contract van onbepaalde duur met een opzeg van 3 maanden. Vermijd zeker een verlenging van je contract met dezelfde duur als de initiële duur van je contract.

Betalingstermijn

Een offerte dient ook te vermelden welke betalingstermijn de leverancier hanteert. Ga voor minstens 14 dagen tijd om je facturen te betalen. Voor het geval je het niet eens bent met een factuur, moet er ook in je offerte staan op welke manier je je factuur kan aanvechten bij de leverancier. Zorg indien mogelijk dat dat niet via een aangetekende brief moet.

Algemene voorwaarden van de leverancier

Als de leverancier verwijst naar algemene voorwaarden in de offerte, vraag die dan zeker op
en kijk ze goed na. Hier kunnen heel grote onaangename verrassingen in staan.

Andere voorwaarden

Er zijn voor jouw specifieke sector of je organisatie misschien nog andere voorwaarden die ook belangrijk zijn. Zoals het leveren van goederen bijvoorbeeld. Zorg er ook voor dat in je offerte staat hoe lang vooraf je moet bestellen en wat de minimale hoeveelheid is. Er wordt vaak met korting gewerkt vanaf bepaalde hoeveelheden, dus dit kan ook invloed hebben op je kosten.

Zo, nu weet je wat er in een goeie offerte moet staan. Het is iets meer werk om dat allemaal uit te vlooien, maar het levert je wel betere prijzen en/of voorwaarden op voor de diensten of producten die je nodig hebt. En zoals je weet: besparen op je kosten heeft een directe invloed op je winstgevendheid. Heb je vragen hierover? Contacteer ons en praat met een expert.