Que doit mentionner une offre ?
Comme tout manager ou chef d’entreprise, vous souhaitez bénéficier de services et de produits de qualité pour votre société. Et de préférence aux prix les plus bas, car la vie est déjà suffisamment chère. Et vous voulez bien entendu que votre entreprise soit la plus rentable possible. Vous faites donc des appels d’offres. Ne vous fiez pas uniquement au chiffre figurant tout en bas de l’offre : le prix à payer. Il y a beaucoup d’autres facteurs à prendre en compte. Quels sont les éléments qui doivent absolument figurer dans une offre ? Nous avons établi une check-list pour vous aider à recevoir les meilleures offres.
Offre personnalisée
Veillez à recevoir une offre sur mesure pour votre organisation, ce qui signifie que vous devez bien réfléchir à ce que vous voulez exactement. Les fournisseurs travaillent malheureusement souvent avec des offres standard, qui contiennent pour la plupart des éléments dont ils n’ont pas besoin ou qu’ils n’ont pas demandés.
En outre, il est généralement difficile de comparer des offres standard de différents fournisseurs, car ce qui est inclus dans le prix de l’un ne l’est pas forcément dans le prix de l’autre (taxes, frais de livraison, redevance environnementale, frais de déplacement…). Posez-vous les bonnes questions au préalable et fournissez toutes les informations nécessaires afin que l’offre soit vraiment personnalisée.
Vous recevez malgré tout une offre qui ne répond pas à vos questions et attentes ? Les choses ne commencent pas bien, car cela prouve que l’entreprise en question n’a pas été à l’écoute de vos besoins.
Date de début et de fin
Déterminez vous-même à quelle date le contrat commence et prend fin. En tant que client, vous êtes le mieux placé pour savoir quand vous avez besoin des services d’un fournisseur et pour combien de temps. Un contrat ne doit entrer en vigueur que lorsque c’est pertinent pour vous. Et naturellement, il ne doit pas durer plus longtemps que nécessaire.
Un contrat qui n’implique pas d’investissement de la part du fournisseur ne doit pas durer plus de douze mois. Ne manquez certainement pas de poser la question lors des négociations avec le fournisseur.
Frais complémentaires
Il arrive que les fournisseurs facturent des frais de départ ou, plus important encore, des frais à la fin d’un contrat. Autant de coûts qui viennent s’ajouter et qui peuvent être très élevés. Les frais de résiliation d’un contrat peuvent jouer un rôle déterminant dans la décision de passer à un autre fournisseur.
Le prix
Il va de soi que le prix doit figurer sur l’offre. Rien de plus logique. C’est également une obligation légale. Mais veillez à ce que l’offre précise comment ce prix va évoluer. Vous devez être à même de le contrôler en tant que client. Il arrive que les fournisseurs travaillent avec un indice. Déterminez l’indice de base à partir duquel les prix seront indexés. Évitez que le fournisseur recoure à l’indice sectoriel, mais travaillez plutôt avec l’indice santé ou l’indice des prix à la consommation.
Résiliation ou prolongation d’un contrat
Examinez toujours les modalités de résiliation précisées dans l’offre et assurez-vous qu’elles ne dépassent pas trois mois. Les délais plus longs augmentent le risque de perdre la date de résiliation de vue.
Votre contrat prend à un moment fin. Veillez à ce qu’il se transforme alors en contrat à durée indéterminée avec un préavis de trois mois. Évitez toujours que le contrat soit prolongé de la même durée que celle du contrat initial, faute de quoi votre entreprise pourrait être liée au même fournisseur pendant dix ans ou plus sans que vous vous en rendiez compte.
Délai de paiement
L’offre doit aussi préciser les délais de paiement pratiqués par le fournisseur (demandez au moins quatorze jours pour payer la facture) et mentionner de quelle manière vous pouvez contester une facture. Veillez si possible à ce que cette notification ne doive pas se faire par courrier recommandé.
Conditions générales du fournisseur
Si l’offre fait référence aux conditions générales du fournisseur, demandez à pouvoir les examiner minutieusement, car elles peuvent réserver de très mauvaises surprises.
Autres conditions
D’autres conditions importantes s’appliquent peut-être spécifiquement à votre secteur ou votre organisation, comme la livraison de marchandises. Veillez à ce que l’offre précise dans quel délai elles doivent être commandées et en quelle quantité. Il arrive souvent que des réductions soient d’application à partir de certaines quantités, ce qui peut avoir des répercussions sur vos coûts.
Vous savez à présent ce qui doit figurer dans une offre digne de ce nom. Ce travail de contrôle demande un peu de temps, mais il vous permettra de bénéficier de meilleurs prix et/ou conditions pour les produits et services dont vous avez besoin. Et comme vous le savez, économiser sur les coûts a un impact direct sur la rentabilité. Pour tout complément d’information, n’hésitez pas à nous contacter pour vous entretenir avec un expert.
