Waar zijn die besparingen nu gebleven?

Waar zijn die besparingen gebleven V2

Het is geweldig als je besparingen kan realiseren voor je bedrijf. Maar hoe zorg je er nu voor dat ze het hele bedrijfsresultaat positief beïnvloedt, en niet enkel het budget van je eigen departement?

Als er geen systeem is om de gerealiseerde besparingen te vertalen naar de budgetten van de hele onderneming, is de kans groot dat je er in het eindresultaat niets van merkt. Dan worden die besparingen namelijk vaak gebruikt om ergens anders een gat te dichten. Dat kan best frustrerend zijn.

Belangrijk om weten is dat dit hele proces niet bewust zo opgezet is. Het ligt gewoon aan de manier waarop bedrijven functioneren. Het management doet uitgaven op basis van het budget van hun departement, terwijl aankopers besparingen berekenen op basis van productcategorieën, zoals verzekeringen, kantoormateriaal en zo meer. Die categorieën overlappen meestal verschillende departementen binnen je bedrijf, soms zelfs binnen een bedrijvengroep.

Zolang de budgetten gerespecteerd worden, gaan er geen alarmbellen rinkelen. Extra uitgaven die normaal het budget overschrijden en dus niet geaccepteerd zouden worden, worden nu wel geaccepteerd. Er wordt dan immers geredeneerd ‘dat er toch nog budget over is’. Zo verdwijnen die besparingen dus tussen de mazen van het net.

Gelukkig kan het ook anders, namelijk met een closed loop proces.

Closed loop proces

Succesvolle bedrijven zorgen er voor dat aankopers, boekhouders en management dezelfde cijfers zien en gebruiken. Zodra je dan een besparing realiseert, worden de budgetten aangepast en heb je zo een impact op de uitgaven van het hele bedrijf. Het management van het bedrijf kan dan samen beslissen waar precies de gerealiseerde besparingen voor zullen worden gebruikt.

Hoe zet je een closed loop proces op?

Om te beginnen, zorg voor een proces dat alle besparingen binnen je bedrijf capteert door van bij het begin elk initiatief te documenteren. Dat kan met een gedetailleerd formulier met de beoogde uitgaven en hun besparingen, en of die in het budget werden opgenomen of niet. In periodieke meetings met managers en het financiële team kan je dan die besparingen valoriseren.

Je kan ook een stap verder gaan en hier een team voor opzetten met mensen uit je financiële team en inkopers. Dat team heeft dan als doel om besparingen te valideren en budgetten zo vroeg mogelijk in het proces aan te passen. De gerealiseerde besparingen kan je dan in een apart budget stoppen en daar projecten mee financieren in plaats van met elke gerealiseerde besparing gewoon ergens een gat in je budget te dichten.

Aanpassen

Sowieso ziet niemand graag halfweg zijn budget verminderen. Heel wat professionals zijn het gewend om op bepaalde posten te besparen om dat bedrag dan ergens anders toch uit te geven binnen hetzelfde budget. Het is dan ook aan te raden om te anticiperen op besparingen die je wil realiseren en er bij het opmaken van budgetten al meteen rekening mee te houden. Zo geef je leidinggevenden een goede reden om nauw met je aankoopdienst samen te werken.

Gezien de manier waarop de meeste bedrijven zijn gestructureerd is het niet verwonderlijk dat inkoopbesparingen in het niets verdwijnen. Bekwame bedrijfsleiders overbruggen de communicatiekloof tussen inkoop, financiën en de managers door een closed loop systeem op te zetten om alle besparingen te traceren en ze ook vast te leggen. De voordelen hiervan spreken voor zich: een efficiënter bedrijf dat zichzelf in staat stelt de winsten uit besparingen te herinvesteren in strategisch gekozen projecten.

Is zo’n closed loop systeem iets voor jouw onderneming? Het is zeker iets om over na te denken. Wij zijn overtuigd van deze aanpak en werken als specialisten graag mee aan het realiseren van significante besparingen met effect op de winstmarge, ook voor jouw organisatie.