Mais qu’avons-nous fait de nos économies ?
Bravo ! Vous avez trouvé un moyen pour que votre entreprise réalise des économies. Mais comment vous assurer qu’elles se répercutent dans le résultat global et ne bénéficient pas uniquement à votre département ?
En l’absence d’un mécanisme qui traduise ces gains dans le budget de l’entreprise, il est fort probable qu’ils passent à la trappe avant même d’atteindre les résultats. En effet, vos économies combleront vraisemblablement un autre poste en déficit. Il y a de quoi se décourager !
Gardez bien à l’esprit que ce processus n’est pas intentionnel, mais simplement dû au fonctionnement des entreprises. La direction se base sur le budget de chaque département pour ses dépenses, tandis que les acheteurs calculent les économies par catégorie de produits : assurances, matériel de bureau, etc. Les divers départements de l’entreprise, voire du groupe, s’y trouvent mêlés.
Tant que les budgets ne sont pas dépassés, la sonnette d’alarme reste muette. Grâce aux économies réalisées, des dépenses supplémentaires, qui seraient refusées en temps normal, sont acceptées. « Tiens, il nous reste du budget. » Et voilà comment vos économies disparaissent… Mais ce n’est pas une fatalité : essayez donc le processus en boucle fermée (closed loop process).
Processus en boucle fermée
Dans les entreprises florissantes, acheteurs, comptables et membres de la direction reçoivent et traitent les mêmes chiffres. Dès qu’une économie est enregistrée, les budgets sont adaptés en conséquence pour la refléter dans les dépenses de toute l’organisation. La direction peut alors décider de l’affectation de ces moyens.
Comment mettre ce processus en place ?
Pour vous assurer que toutes les économies sont bien répertoriées, faites en sorte que chaque initiative soit documentée dès son lancement. Pour cela, employez un formulaire détaillé reprenant les dépenses et économies escomptées et précisant si elles ont été budgétisées ou non. Ces économies pourront alors être valorisées lors des réunions périodiques avec les managers et l’équipe financière.
Ne vous arrêtez pas en si bon chemin, constituez une équipe spécialisée, formée de collaborateurs financiers et d’acheteurs, pour la validation des économies et l’adaptation rapide des budgets. Ces moyens peuvent ainsi être centralisés dans un budget distinct pour financer d’autres projets, au lieu de simplement combler des manques ailleurs.
Adaptation
Personne n’aime voir son budget diminuer. Les professionnels ont une parade : ils économisent dans certains postes pour favoriser d’autres dépenses sans dépasser les montants prévus. Pour la même raison, essayez de prévoir ces gains dans votre budget initial. Vos supérieurs y verront une excellente raison de davantage collaborer avec le service d’achats.
Si les économies d’achats semblent se volatiliser dans la plupart des entreprises, c’est bien souvent dû à leur structure. Les dirigeants compétents se servent d’un processus à boucle fermée pour contourner les problèmes de communication entre les achats, les finances et les managers. Toutes les économies sont répertoriées et traçables. Les avantages d’un tel système sont évidents : votre entreprise gagne en efficacité et est en mesure de réinvestir ses gains dans des projets stratégiquement intéressants.
Ce concept de « closed loop » pourrait-il bénéficier à votre organisation ? Pensez-y, vous n’avez rien à perdre. Convaincus de l’efficacité de cette méthode, nous travaillons avec des spécialistes pour obtenir des économies importantes qui se reflètent dans les marges bénéficiaires de votre entreprise.
